ZAPYTANIE OFERTOWE NA AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU

Łukta, dnia 23 maja 2013 roku
Znak sprawy: ZO – 05/e-S/2013

ZAPYTANIE OFERTOWE

dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro

1. ZAMAWIAJĄCY:

Fundacja Rozwoju Regionu Łukta
ul. Mazurska 30
14-105 Łukta

tel./fax 89 648 45 54
NIP 741-15-33-316

2. Przedmiot zapytania  AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU

Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu nr WND-RPWM.07.02.01-28-007/12 pn. „E-stypendysta – platforma informacyjno-edukacyjna”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Oś priorytetowa 7 – Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego, Działanie 7.2 Promocja i ułatwienie dostępu do usług teleinformatycznych, Poddziałanie 7.2.1 usługi i aplikacje dla obywateli Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 na podstawie:

UDA-RPWM.07.02.01-28-007/12-00 z dn. 28.12.2012 r.

Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego – Beneficjenta projektu.

Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie.

Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą opinię i sporządzić raport w tym zakresie.

3. Wartość dofinansowania projektu: 75.777,50 zł /85%/

Całkowita wartość projektu: 89.150,01 zł

4. Okres realizacji projektu:

1. rozpoczęcie realizacji: 2012-09-30,
2. rozpoczęcie rzeczowe realizacji: 2013-01-01,
3. zakończenie rzeczowe realizacji: 2013-09-30,
4. zakończenie finansowe realizacji: 2013-10-31.

5. Termin realizacji zamówienia  

Usługę należy wykonać w terminie 8 –29 lipca 2013 r.

6. Kwalifikacje Wykonawca audytu zewnętrznego

1)     O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają wszystkie wymogi, wskazane w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.

2)     O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponują osobami odpowiednio zdolnymi do wykonania zlecenia, posiadają potencjał ekonomiczny i techniczny oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

3)     Przez wykonawców o niezbędnych/odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:

a) udokumentowane kwalifikacje,

b) udokumentowane doświadczenie:

• w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (co najmniej 2 zadania/2 projekty),
• związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
• w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.

4)     Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobligowany jest do złożenia wraz z ofertą:

a)     wykazu wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

b)    wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

c)     potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu.

5)     Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia.

6)     Audyt mogą przeprowadzić podmioty, które m.in:

a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz.U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),

b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),

c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,

oraz

• posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
• nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

7)     Jednym z członków zespołu audytowego musi być osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta, co powinno być udokumentowane poprzez złożenie wraz z ofertą potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających spełnienie tego warunku.

8)     Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego.

9)     Pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 8 składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt.

10)  Oświadczenia, o których mowa w pkt. 9 stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.

11)  Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy to również osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu):

a)     posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,

b)    jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem w jednostce Zamawiającego albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

c)     w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego przeprowadzonego w jednostce Zamawiającego albo jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,

d)    osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,

e)     jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki Zamawiającego albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,

f)     jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem,

g)    pozostaje lub w ciągu ostatnich 3 lat pozostawał w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (RPO WiM) tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.

h)     jest ekspertem umieszczonym w Bazie ekspertów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013,

i)      z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.

12)  Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności w stosunku do wszystkich wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy lub zlecenia z przynajmniej jedną z wymienionych instytucji tj.: IZ, IP, IP II osób wykonujących audyt zewnętrzny.

13)  Wykonawca audytu gwarantuje zastosowanie właściwej metodologii badania audytowego i objęcie badaniem audytowym odpowiednio właściwej reprezentatywnej próby dokumentacji związanej z realizacją projektu.

14)  Audyt projektu należy przeprowadzić zgodnie z postanowieniami/wymogami/standardami zawartymi oraz przepisami wskazanymi w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM oraz zgodnie z powszechnie uznanymi międzynarodowymi standardami audytu.

15)  Sposób przeprowadzenia i zakres audytu oraz zakres raportu z audytu projektu powinny obejmować co najmniej obszary i zagadnienia, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.

7. Kryteria wyboru: najniższa cena brutto – 100 %

Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN.

8. Warunki płatności

Na podstawie faktury, płatnej w terminie 30 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.

Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem.

9. Inne elementy związane z realizacją przedmiotu zamówienia:

1)   W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu:

a)     wstępny raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 19 lipca 2013 r.,

b)    końcowy raport z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem do dnia 29 lipca 2013 r.

przy czym Zamawiający ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do wstępnego raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca, o ile będą one zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu.

2)   Przyjęcie przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu.

3)   Raport z przeprowadzonego audytu projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego.

4)   Poziom ufności dla badania audytowego określa się na poziomie minimum 98%.

5)   Wykonawca będzie zobowiązany do udzielania wyjaśnień Zamawiającemu i organom uprawnionym, w tym: IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, w zakresie objętym audytem projektu przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu.

6)   W sytuacji, kiedy audyt projektu nie spełni wymogów określonych w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów  realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, Wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie zobowiązany w ramach otrzymanego już wynagrodzenia, do poprawy raportu z audytu bądź ponownego przeprowadzenia audytu projektu.

7)   W sytuacji, kiedy w wyniku kontroli projektu przeprowadzonej przez uprawniony organ, w tym IZ, IP, IP II, o których mowa w Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM, na podstawie badania tych samych dokumentów, zostaną stwierdzone nieprawidłowości lub uchybienia w realizacji projektu, których Wykonawca audytu projektu nie wykazał w raporcie z audytu, Wykonawca w terminie 14 dni od dnia otrzymania stosownego powiadomienia od Zamawiającego, będzie zobowiązany do zwrotu wynagrodzenia otrzymanego z tytułu przeprowadzonego audytu projektu.

10. Termin złożenia ofert:

Ofertę należy złożyć osobiście w Fundacji Rozwoju Regionu Łukta, ul. Mazurska 30, 14-105 Łukta, pok. nr 2, listem poleconym, za pośrednictwem kuriera lub mailowo na adres: s.wyszynska@frrl.org.pl. Termin składania ofert upływa dnia 28 czerwca 2013 r. o godz. 12.00. Decyduje data wpływu oferty do FRRŁ.

11. Termin wyboru oferty

Wybór oferty nastąpi do dnia 4 lipca 2013 r. do godz. 15.00.

12. Pozostałe informacje:

1. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty:
2. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
3. Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
4. Dokumenty dotyczące zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia:

a)     wykaz wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

b)    wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,

c)     potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu.

1. Potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające, iż wykonawca spełnia jeden z warunków określonych w lit. a), b), c):

a)     wykonawca jest uprawniony są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (t.j. Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz. 649.),

b)    wykonawca posiada kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240),

c)     wykonawca w latach 2003-2006 zdał przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego,

1. Oświadczenie, iż osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia:

a)     posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,

b)    nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

1. Oświadczenie, iż jednym z członków zespołu audytowego będzie osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta oraz potwierdzony za zgodność z oryginałem dokument potwierdzający spełnienie tego warunku
2. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności bezstronności i niezależności od Zamawiającego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. Oświadczenie składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez wykonawcę audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi Załącznik nr 1 do Wytycznych dla Beneficjentów dotyczących standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, wydawanych przez Instytucję Zarządzającą RPO WiM.
3. Wzór umowy opatrzony na pierwszej stronie pieczęcią firmową i na każdej stronie czytelnym podpisem osoby/osób reprezentującej/ych wykonawcę.
   1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania informacji za pomocą poczty elektronicznej z wykorzystaniem adresu e-mail: s.wyszynska@frrl.org.pl.
   2. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.
   3. Zamawiający dopuszcza wyłącznie składanie ofert obejmujących wykonanie całej usługi.
   4. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone, bez podania przyczyn przez Zamawiającego.
   5. W związku z sytuacją określoną w pkt. 5 wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze przewidziane w wyżej cytowanej ustawie.
   6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty, zwłaszcza w sytuacji, kiedy cena najkorzystniejszej oferty przewyższać będzie kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

13. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami

Sylwia Wyszyńska – tel./fax 89 648 45 54, e-mail: s.wyszynska@frrl.org.pl

14. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym zgodnie z załącznikiem nr 1.